b.         Penjelasan.

1)        Satker/Sub Satker/Satpor selaku UAKPB :

a)        Terhadap barang baru (data baru) hasil pengadaan sendiri atau hibah dari luar Dephan/TNI :

(1)      menyiapkan dokumen barang yang diperlukan;

(2)      Bagian pengadaan memasukkan data kedalam formulir isian barang sesuai komoditinya selanjutnya untuk diotentikasi oleh Ka Satker/Satpor. Dokumen ini memang diperlukan selain sebagai alat kendali juga sebagai dasar otentik terhadap data yang dimasukkan ke dalam sistem, sehingga akan memudahkan penelusuran data bila terjadi kesalahan rekam data.

(3)      Operator BMN merekam data yang telah diotentikasi oleh Ka Satker/Satpor.

b)        Terhadap barang lama :

(1)      Barang lama yang sudah terrekam dalam data IKN secara otomatis   telah dikonversi oleh sistem sebagai aset tetap atau saldo awal tahun 2008;

(2)      Barang lama yang belum terrekam dalam data IKN, diperlakukan seperti barang baru pengadaan sendiri.   

c)        Terhadap barang mutasi/transfer (dalam Departemen), pemutakhiran data atau barang yang dihapus :

(1)      Transfer keluar.  Satker pemberi barang menyampaikan dokumen penyerahan barang kepada Satker penerima, selanjutnya melaksanakan transfer ke luar sesuai data yang  ada dalam sistem.

(2)      Transfer masuk. Satker penerima   barang,  setelah menerima dokumen penyerahan barang, selanjutnya Satker tersebut memeriksa dan melaksanakan transfer masuk sesuai data yang ada dalam sistem.

(3)      Pemutakhiran. Satker setelah mengetahui adanya perubahan kondisi barang atau perubahan harga, selanjutnya melaksanakan mutasi perubahan.

(4)      Penghapusan. Satker setelah menerima surat keputusan penghapusan, selanjutnya melaksanakan mutasi hapus yang ada dalam sistem.

d)        Rekonsiliasi, Satker Kotama atau Satker Balakpus mengirim laporan akuntansi barang ke Baku-IV (Pekas/Pekas Gabrah) untuk rekonsiliasi setiap bulan atau setiap ada transaksi barang meliputi :

                             (1)      Aset Tetap

                             (2)      Barang Persediaan (BP)

                             (3)      Konstruksi Dalam Pengerjaan (KDP)

                             (4)      Neraca Barang

                             (5)      Catatan  atas laporan barang (CALB)

e)        Satker atau Satuan Pelapor yang berdiri sendiri (BS) wajib mengirim laporan akuntansi barang dan laporan kekuatan barang  dalam bentuk hardcopy kepada satuan atas dan  softcopy kepada badan Infolahta.  

f)       Satker menghimpun laporan kekuatan barang dari Sub Satker atau Satuan Pelapor yang menjadi bawahannya dan mengirimkan kepada Kotama (UAPPB-W) disertai data elektronik (DE). 

          2)        Kotama selaku UAPPB-W :

a)       menerima laporan akuntansi barang dan  kekuatan barang dari Satker;

b)       menerima data elektronik (DE) dari Satker;

c)       menghimpun laporan akuntansi barang dan  kekuatan barang dari Satker;

d)       menghimpun data elektronik (DE) dari satker;

e)       membuat laporan akuntansi barang;

f)       membuat laporan kekuatan barang;

g)       mengirim laporan akuntansi barang kepada Baku-III (KU Kotama / Kupus) dalam rangka rekonsiliasi;

h)       mengirim laporan kekuatan barang kepada Unit Organisasi (UAPPB-E1);

i)        mengirimkan data elektonik (DE) kepada Badan Infolahta Kotama.

3)        Unit Organisasi selaku UAPPB-E1 :

a)       menerima laporan akuntansi barang dan  kekuatan barang dari Kotama dan Balakpus TNI sebagai Satker;

b)       untuk unit organisasi (UO) Dephan menerima laporan akuntansi barang dan  kekuatan barang dari Satker-Satker Dephan;

c)       menerima data elektronik (DE)  dari Kotama dan Balakpus TNI sebagai Satker

d)       untuk unit organisasi (UO) Dephan menerima data elektronik (DE) dari Satker-Satker Dephan;

e)       menghimpun laporan akuntansi barang dan  kekuatan barang dari Kotama dan Balakpus TNI sebagai Satker;

f)       untuk unit organisasi (UO) Dephan menghimpun laporan akuntansi barang dan  kekuatan barang dari Satker-Satker Dephan;

g)       menghimpun data elektronik (DE)  dari Kotama dan Balakpus TNI sebagai Satker

h)       untuk unit organisasi (UO) Dephan menghimpun data elektronik (DE) dari Satker-Satker Dephan;

i)        membuat laporan akuntansi barang;

j)        membuat laporan kekuatan barang;

k)       mengirim laporan akuntansi barang kepada Baku-II (KU UO) dalam rangka rekonsiliasi;

l)        untuk UO TNI mengirim laporan kekuatan barang kpd Mabes TNI selaku KUAPB.

m)      untuk UO Dephan mengirim laporan kekuatan barang kepada Departemen (Ditjen Kuathan) selaku UAPB

n)       untuk UO TNI mengirim data elektronik (DE) kpd badan Infolahta UO TNI.

o)       untuk UO Dephan mengirim data elektronik (DE) kepada Pusdatin Dephan.

4)        Mabes TNI selaku KUAPB :

a)       menerima laporan  kekuatan barang dari UO TNI dalam bentuk data elektronis (DE);

b)       menghimpun data elektronik (DE) dari UO TNI;

c)       membuat laporan kekuatan barang seluruh UO TNI;

d)       mengirim laporan kekuatan barang kepada Departemen (Ditjen Kuathan) selaku UAPB;

e)       mengirim data elektronis (DE) kepada Badan infolahta KUAPB;

f)       mengirim data elektronis (DE) kepada UAPB.

5)        Departemen selaku UAPB :

a)       menerima laporan akuntansi barang dan  kekuatan barang dari KUAPB

b)       menerima data elektronis (DE) dari KUAPB;

c)       menerima laporan akuntansi barang dan  kekuatan barang dari UO Dephan;

d)       menerima data elektronis (DE) dari UO Dephan;

e)       menghimpun laporan akuntansi barang dan kekuatan barang dari KUAPB dan UO Dephan;

f)       menghimpun data elektronis (DE) dari KUAPB dan UO Dephan;

g)       membuat laporan akuntansi barang;

h)       membuat laporan kekuatan barang;

i)        mengirim laporan akuntansi barang kepada Baku-I (Pusku Dephan) dalam rangka rekonsiliasi;

j)        mengirim laporan kekuatan barang kepada Pemerintah Cq. Departemen Keuangan;

k)       mengirim data elektronis (DE) kepada Pusdatin Dephan.

6)        Badan Infolahta :

a)       Infolahta Kotama :

          (1)      menerima file dalam bentuk softcopy dari Satker;

          (2)      mengolah dan melaporkan data elektronis ke Infolahta UO;

(3)      mengadakan koordinasi dgn pembina fungsi Kotama dan Ka Satker;

          (4)      memberikan supervisi teknis.

b)       Infolahta  Angkatan :

(1)      menerima file softcopy dari Infolahta Kotama dan  Balakpus sebagai Satker;

(2)      mengolah dan melaporkan data elektronis UO Angkatan ke Pusinfolahta TNI;

(3)      mengadakan koordinasi dengan pembina fungsi UO Angkatan;

          (4)      memberikan supervisi teknis.

c)       Pusinfolahta TNI :

(1)      menerima file softcopy dari Disinfolahta  Angkatan dan Balakpus TNI;

(2)      mengolah dan melaporkan data elektronis UO Angkatan dan UO Mabes TNI ke Pusdatin Dephan;

          (3)      mengadakan koordinasi dengan pembina fungsi  TNI;

          (4)      memberikan supervisi teknis.

d)       Pusdatin Dephan :

(1)      menerima file softcopy dari Pusinfolahta TNI dan Satker Dephan;

(2)      mengolah dan melaporkan data dalam bentuk softcopy dan hardcopy ke  Ditjen Kuathan Dephan;

          (3)      mengadakan koordinasi dengan pembina fungsi;

          (4)      memberikan supervisi teknis.